Politique de données personnelles

Dernière mise à jour : 13 février 2024

Le groupe Newen vous invite à prendre connaissance de la présente politique de confidentialité relative à la collecte et au traitement des données à caractère personnel concernant les visiteurs, fournisseurs et clients B2B du Groupe Newen¹.

Ce document, présentée sous forme de questions/réponses, détaille les données personnelles en possession du groupe Newen et l’utilisation qui en est faite. Elle vous rappelle également vos droits spécifiques en matière de protection des données personnelles et vous indique comment les exercer.

Pourquoi collectons-nous vos données ?

Nous pouvons être amenés à collecter vos données personnelles dans le cadre de nos relations précontractuelles ou de l’exécution de votre contrat, de votre accueil et sécurité dans nos locaux et de l’envoi de courriers pour donner suite à votre demande.

Quelles données collectons-nous ?

Nous collectons uniquement les données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Pour les fournisseurs (avec ou sans présence dans nos locaux) :
Identité : nom, prénom, adresse, code APE / NAF, téléphone, adresse de courrier électronique, numéro SIREN / SIRET, n° INSEE, n° de TVA intracommunautaire ;
Vie professionnelle : profession, catégorie économique, activité ;
Pour les fournisseurs (avec présence dans nos locaux) :
Vidéosurveillance (selon les locaux visités) : images, vidéo.
Pour les Clients B2B :
L’identité : civilité, nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone, adresses de courrier électronique, code interne de traitement permettant l’identification du client, adresses IP ;
Moyens de paiement : relevé d’identité bancaire ;
Facturation : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés ;
Toute donnée librement fournie via le formulaire de contact disponible sur notre site.
Pour les visiteurs :

Identité : civilité, nom, prénom, adresse email, pièce d’identité ;
Vidéosurveillance (selon les locaux visités) : images, vidéo.
Pour nos sites internet :
Cookies : statistiques de mesures d’audience, adresses IP.

Qui peut avoir accès à vos données ?

Seul le personnel habilité du Groupe Newen, ainsi que nos sous-traitants le cas échéant, a accès à vos données.

Lorsque cela résulte d’une obligation légale ou règlementaire ou d’une demande d’une autorité compétente, nous sommes susceptibles de transmettre certaines de vos données personnelles (notamment URSSAF, inspection de travail, commissaires aux comptes, administration fiscale, autres autorités administratives ou judiciaires dans le cadre d’une décision de justice).

Quels sont vos droits ?

Droit d’accès : Vous pouvez nous demander que l’on vous communique directement l’intégralité de vos données personnelles. Ce droit d’accès vous permet de contrôler l’exactitude des données et, au besoin, de nous demander de les rectifier ou de les effacer.
Droit de rectification : Vous pouvez nous demander de rectifier des informations incorrectes vous concernant.
Droit à l’effacement : Vous pouvez nous demander d’effacer vos données pour des motifs prévus par la loi.
Droit à la limitation du traitement : Vous pouvez nous demander de suspendre temporairement le traitement de vos données pour des motifs prévus par la loi.
Droit à la portabilité : Vous avez la possibilité de récupérer vos données dans un format électronique.

Droit post-mortem : Vous pouvez définir les directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer, pour des motifs légitimes, à ce que les données vous concernant soient diffusées, transmises ou conservées.

Pour les clients uniquement : vous pouvez vous opposer, sans motifs, à recevoir de la prospection commerciale de la part des sociétés du Groupe Newen.
Pour les cookies : vous avez la possibilité de configurer votre navigateur afin de désactiver le dépôt de cookies. A titre de précision, la configuration de chaque navigateur est différente. Il convient de consulter les conditions de votre navigateur afin de déterminer de quelle manière modifier votre consentement en matière de dépôt de cookies.

Veuillez noter que ces droits ne sont pas absolus. Vous pouvez les exercer dans le cadre légal prévu et dans les limites de ces droits. Dans certains cas nous ne pourrons pas répondre favorablement à votre demande (notamment obligation légale) et nous vous communiquerons la raison de ce refus.

Pour plus d’informations sur vos droits, nous vous invitons à consulter le site de l’autorité de contrôle (CNIL) : https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits.

Pendant combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Pour les fournisseurs :
Pour la gestion de la relation : 5 ans à compter de la fin de la relation commerciale
Pour la gestion comptable : 10 ans à compter de la collecte
Concernant les fournisseurs sur site uniquement : Pour la sécurité des personnes (vidéosurveillance) : 1 mois à compter de la collecte

Pour les Clients B2B :
Pour la gestion des clients : 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale
Pour la gestion des prospects : 3 ans à compter du dernier contact

Pour la gestion comptable : 10 ans à compter de la collecte
Pour toute donnée librement fournie : nous les détruirons sans délai si nous n’en avons pas d’utilité

Pour les visiteurs :
Pour la sécurité des personnes (vidéosurveillance) : 1 mois à compter de la collecte

Pour nos sites internet :
Pour la gestion des données de connexion : 6 mois à compter de la collecte

POUR EN SAVOIR + :

Qui est le responsable de traitement de mes données personnelles ?

La société du groupe Newen, (i) avec laquelle vous êtes en relation contractuelle ou, (ii) à laquelle vous rendez visite, est le responsable de traitement de vos données personnelles.

Pour toute demande concernant le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à contacter le Délégué à la Protection des Données (DPO) du groupe Newen à l’adresse électronique suivante : dpo@newenstudios.com

Sur quelle base légale utilisez-vous mes données personnelles ?

Nous utilisons vos données dans le cadre de nos relations précontractuelles ou pour l’exécution de votre contrat ou sur la base de notre intérêt légitime afin d’assurer votre sécurité dans nos locaux.

Avez-vous des données sensibles me concernant ?

Non.

Avez-vous recours à des sous-traitants pouvant accéder à mes données ?

Le cas échéant, nous nous assurons, par voie contractuelle, que tous nos sous-traitants mettent en place les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité (confidentialité, intégrité et disponibilité) de vos données, et plus généralement respectent la législation en vigueur en matière de protection des données personnelles.

Vos données seront-elles utilisées pour effectuer des décisions individuelles automatisées ou du profilage ?

Non.

Où sont conservées vos données ?

Par principe et lorsque cela est possible, vos données sont conservées au sein de l’Union européenne.

Dans le cas où un transfert hors Union Européenne serait appliqué à vos données, nous nous engageons à ce que ce transfert soit couvert par les Clauses Contractuelles types de la Commission Européenne ou que la juridiction destinataire compétente bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission européenne.

¹ Le terme « Groupe Newen » désigne la société Newen Studios et l’ensemble de ses filiales, contrôlées directement ou indirectement par Newen Studios au sens de l’article L233-3 du Code de commerce. Newen Studios est une société par actions simplifiée au capital social de 31.024.795 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 505 327 940 et ayant son siège social situé au 123 boulevard de Grenelle – 75015 Paris.